Zeven tips voor minder stress bij Teams- en Zoomvergaderingen. Zo doe je dat!

Beter in je werk

Tijdens het uitbreken van COVID-19 zijn veel organisaties overgeschakeld op het telewerken (werken op afstand). Inmiddels werkt 40% van de Europese bevolking op afstand. Hoewel het werken op afstand steeds meer als het nieuwe normaal wordt gezien, zijn er ook aanwijzingen dat de toename van virtuele vergaderingen een nadelig effect kan hebben op werknemers.

Uit recent onderzoek door Microsoft blijkt dat onze hersengolfpatronen die verband houden met stress en overwerk, veel hoger zijn als er op afstand wordt gewerkt in plaats van op kantoor. Ook zijn deze hersengolfpatronen veel hoger bij videovergaderingen dan bij bijvoorbeeld het schrijven van e-mails.

Een toename van het aantal videovergaderingen leidt ook tot concentratiemoeheid. Omdat we voortdurend op een scherm focussen, daalt ons concentratieniveau sterk na zo’n 30-40 minuten in een Teams- of Zoomvergadering. Een dag vol vergaderingen leidt zo’n twee uur na de werkdag tot een stijging van alle stressindicatoren.

Hoewel het niet allemaal kommer en kwel is – thuiswerken blijkt ook het inlevingsvermogen onder collega’s te bevorderen – is het de moeite waard om jezelf te behoeden voor valkuilen. Hieronder zeven problemen met oplossingen.

1. Overbelasting door vergaderingen

Probleem:
Het aantal videovergaderingen is enorm toegenomen sinds we op afstand werken. Dat is ook begrijpelijk: iedereen wil zich verbonden voelen en deel uit maken van het team. Vergaderingenhelpen helpen hierbij, maar als het aantal online vergaderingen de stress verhoogt en de output verlaagt, is het misschien niet slim om teveel vergaderingen op een dag in te plannen.

Oplossing:
Voordat je een vergadering inplant, vraag jezelf dan af of deze vergadering wel echt nodig is. Kun je de antwoorden niet via een e-mail krijgen? Of is samenwerken in een gedeeld document niet efficiënter?

Als de vergadering essentieel is: wijs rollen toe (zoals presentator, of notulist) en stel een duidelijk doel voor de vergadering. Als je moeilijk kunt bedenken of communiceren wat dat doel is, vraag je dan af of de vergadering überhaupt wel nodig is.

2. Miljoen-dollar vergaderingen

Probleem:
Weleens online vergaderingen bijgewoond waarbij zowat alle leidinggevenden uit de organisatie aanwezig zijn? Het is misschien goed om alle besluitvormers in één keer bij elkaar te hebben, maar als je hun expertise en ervaring snel bij elkaar optelt, begrijp je waarom deze vergaderingen ‘million-dollar’-vergaderingen worden genoemd. Is het wel het zinvol en efficiënt wanneer zij allemaal bij deze vergaderingen aanwezig zijn?

Oplossing:
Als het essentieel is om deze grote vergaderingen te houden, geen probleem – maar moeten ze wel zo regelmatig plaatsvinden? Of is het misschien beter om kleinere groepsvergaderingen te houden, zodat niet alle leidinggevenden aanwezig hoeven te zijn.

3. Focus vermoeidheid

Probleem:
Het is vaak onze standaardinstelling om een vergadering 30 minuten of een uur te laten duren. Maar let op: rond de 30-40 minuten treedt vaak focusmoeheid op. De eenvoudige oplossing kan zijn om vergaderingen niet langer dan 30 minuten te laten duren. Vergeet niet dat de mede-deelnemers misschien al een aantal andere vergaderingen hebben gehad, voordat ze aan jouw vergadering deelnemen.

Oplossing:
Wees een Ninja in vergaderen: weet wat je wilt bereiken , haal de info op en rond de vergadering af. Natuurlijk zijn er vergaderingen die een uur of langer moeten duren. Als dat het geval is, maak dan een planning en bouw daarin halverwege een vijf minuten durende pauze in. Zo kunnen alle deelnemers even de benen strekken en hun gedachten opfrissen.

4. Cultuurclub

Probleem:
Tradities op kantoor, zoals verjaardagsfeestjes of de jaarlijkse sportdag, hebben een klap gekregen sinds de pandemie. Natuurlijk wil je nog steeds die saamhorigheid in de werkdag, zelfs als de collega’s op afstand werken.

De oplossing:
Wees creatief. Als er een minder serieuze vergadering is, voer dan eens een thema in. Draag je favoriete feestoutfit, of speel een online bingo. Gewoon leuke dingen om iedereen verbonden te houden.

5. Geen FOMO meer

Probleem:
De angst om iets te missen bestaat echt (FOMO = Fear Of Missing Out). Mensen gaan in op uitnodigingen voor vergaderingen omdat ze denken dat het misschien relevant voor hen  is. Om er vervolgens achter te komen dat ze het gemakkelijk hadden kunnen overslaan.

Oplossing:
Geef collega’s (en jezelf) toestemming om vergaderingen te missen die niet essentieel zijn. Zorg er echter voor dat er duidelijke, beknopte notities gemaakt en verspreid worden. Of neem de vergaderingen op. Collega’s kunnen dan de vergadering bekijken (of de notities lezen) op een moment dat het hen uitkomt. Zij kunnen dan met kennis van zaken beslissen of zij die vergaderingen moeten bijwonen.

6. Ga voor één-op-één vergaderingen

Probleem:
Hoewel je misschien veel vergadert, mis je door het thuiswerken wel de gesprekken die je bij het koffieapparaat of het borrelen voert. Deze gesprekken zijn wel belangrijk om vertrouwen en goodwill op te bouwen en om ervoor te zorgen dat mensen zich verbonden voelen. Maar gesprekken over je favoriete sportteam of over een fantastisch recept dat je net hebt geprobeerd, zijn misschien niet geschikt voor grote teamvergaderingen.

Oplossing:
Plan informele één-op-één-vergaderingen met teamgenoten of je leidinggevende, waarbij de agenda alleen bestaat uit een praatje maken. Een alternatief – of  aanvulling – is het opzetten van een ‘koffiepauze’-kanaal of andere sociale kanalen op Teams speciaal om alleen maar te kletsen.

7. Stel en respecteer grenzen

Probleem:
Een van de grote voordelen van werken op afstand is dat je niet hoeft te reizen. Dit maakt het wel verleidelijk voor collega’s om vergaderingen voor of na kantooruren te organiseren, op tijden dat je normaal gesproken aan het reizen bent.

Oplossing:
Respecteer grenzen. Vraag (of accepteer) geen vergaderingen buiten kantooruren, en houd je ook aan harde afspraken: als een vergadering is gepland voor 30 minuten, zorg er dan voor dat deze ook op 30 minuten eindigt.

Meer over de gedragsregels in de nieuwe online wereld van werk kun je lezen in onze andere blog ‘Thuiswerken, hoe gedraag je je online?”

Dit artikel is eerder gepubliceerd op de blog Latest Insights van de Adecco Group: klik hier.

 

Vond je dit artikel interessant? Kijk ook eens op adecco.nl voor de vacatures die wij te bieden hebben. Heb je liever persoonlijk contact? Onze consultants helpen je graag met loopbaanadvies en staan voor je klaar als je vragen hebt over een van onze vacatures. Klik hier voor een vestiging bij jou in de buurt!

Marjolein Hendriks
Blogger bij Adecco
Delen

Gerelateerde artikelen

Waar doe jij het voor?