Afwezigheidsassistent / Out-of-office tijdens je vakantie
De vakantie is begonnen of staat voor de deur. Je kijkt ernaar uit om een paar dagen of weken vrij te zijn van je werk. Er is één ding dat je niet mag vergeten voordat je aan je welverdiende vakantie begint en dat is het schrijven van een goede out of office boodschap en deze instellen in Outlook. Met onze tips doe je dit in een paar minuten.
Het versturen van een out-of-office bericht als je niet aanwezig bent hoort tegenwoordig bij een goede vorm van e-mailcommunicatie. Houd bij het opstellen van het bericht rekening met de volgende punten:
- Een aanhef en begroeting zijn net zo belangrijk als in elke andere e-mail
- Pas op dat je geen spelfouten maakt
- Wees kort en vriendelijk
- Bedank allereerst voor het bericht van de afzender
- Vul de exacte periode in waarin je niet beschikbaar bent
Indien een collega je vervangt tijdens je afwezigheid, vergeet dan niet zijn of haar contactgegevens te vermelden
Het is hier voldoende om gewoon “afwezigheidsbericht” in te voegen. Hierdoor kan de afzender in één oogopslag zien dat je op dit moment niet bereikbaar bent.
Hoe je de inhoud van je bericht formuleert, hangt volledig af van het imago van je bedrijf. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan een formele toon, anderen bedrijven zijn wat informeler. Je kunt niet de fout ingaan met deze standaardformuleringen:
- Hallo en bedankt voor je e-mail!
- Hallo, hartelijk dank voor uw bericht!
Vermeld in de tweede regel wanneer je weer bereikbaar bent. Als je wilt, kun je ook de reden van je afwezigheid aangeven, maar dat is geen must. Een voorbeeld zou kunnen zijn:
- Ik ben momenteel op vakantie. Vanaf dag XX om XX uur ben je weer van harte welkom.
- U kunt mij vanaf XX dag vanaf XX uur weer bereiken.
Als een collega je vervangt tijdens de vakantie, kun je zijn of haar e-mailadres en/of telefoonnummer vermelden. Om ervoor te zorgen dat je collega niet wordt overspoeld met e-mails, moet je er rekening mee houden dat deze optie alleen in dringende gevallen moet worden gebruikt:
- Neem in dringende gevallen rechtstreeks contact op met voornaam + achternaam via achternaam@voorbeeld.at.
- Voor noodgevallen kunt u het volgende telefoonnummer gebruiken: XXXX.
Worden je e-mails niet doorgestuurd of bekeken door een collega? Voeg deze informatie ook toe, zodat de afzender niet tevergeefs op een antwoord wacht.
- Houd er rekening mee dat uw bericht niet automatisch wordt doorgestuurd.
- Uw e-mail wordt om redenen van vertrouwelijkheid niet doorgestuurd. Bedankt voor uw begrip.
Zelfs bij een out-of-office bericht mag een nette ondertekening niet ontbreken. Net als de aanhef moet ook dit bij het bedrijf passen.
- Met vriendelijke groeten,
- Hartelijke groet,
Uiteraard kun je alle voorbeelden met elkaar combineren of eigen zinnen ertussen invoegen.
Het belangrijkste heb je al: een vriendelijk afwezigheidsbericht met alle relevante informatie. De enige vraag die overblijft is hoe je het verzenden van dit bericht in Outlook instelt. Maar ook dat is heel gemakkelijk! Als je onze stapsgewijze instructies volgt, heb je het in een paar minuten gedaan.
- Klik linksboven in je e-mailvenster op Bestand. Het volgende scherm verschijnt:
- Selecteer Automatische antwoorden.
- Selecteer in dit veld ‘Automatische antwoorden verzenden’. Hier heb je de mogelijkheid om de periode en tijd voor het verzenden van uw automatische antwoorden te definiëren. Vink hiervoor het vakje ‘Alleen tijdens deze periode’ verzenden aan.
- Plak op het tabblad ‘Binnen mijn organisatie’ je antwoord en klik op OK. Als je wilt dat het automatische antwoord niet alleen naar de collega’s maar naar alle afzenders wordt verzonden, selecteert je de optie ‘Buiten mijn organisatie’.
Nou, het is je gelukt! Klanten en collega’s weten wanneer je nu weer bereikbaar bent en jij kunt in alle rust van je vakantie genieten.
