Zo word je eindelijk de baas over je eigen mailbox!

05 mei 2024
Beter in je werk

Word jij ook continu afgeleid door inkomende e-mails? Heb je het idee dat je meer in je e-mail inbox aan het werk bent dan dat je bezig bent met je eigen taken of projecten? En is je mailbox stiekem een beetje een chaos? Dan helpen deze tips je op weg om je productiviteit te vergroten en orde te creëren.

Orde scheppen in je mailbox

Tip 1: Maak mappen aan
Dit is het minste dat je kunt doen, de basics, zogezegd. Orden je e-mails in mappen op basis van onderwerpen, projecten of afzenders. Dit maakt het zoveel makkelijker om specifieke e-mails terug te vinden.

Tip 2: Archiveer regelmatig
Wat begint als het niet regelmatig openen en archiveren van mailtjes eindigt in een inbox met altijd ‘6439 openstaande mails’. Tja, niet gek dat je dan door de bomen het bos niet meer ziet. Bewaar daarom alleen de e-mails die je echt nodig hebt en archiveer de rest. Op die manier blijft je inbox opgeruimd en overzichtelijk. Oh ja, de beste manier om dit ook echt vol te houden is door tip 3 op te volgen 😉.

Tip 3: Blokkeer ongewenste e-mails
Je kent het misschien wel, je meldt je ergens eenmalig aan en voor je het weet ontvang je wekelijks een berg aan actiemails over producten die je helemaal niet nodig hebt. Meld je daarom af voor nieuwsbrieven waar je niet langer in geïnteresseerd bent (of nooit geïnteresseerd in was) en markeer spam om te voorkomen dat je inbox wordt overspoeld. Het is een kleine moeite, maar het gaat je wel helpen!

Tip 4: labellen!
Je bladert door je mailbox en ziet een ‘oude’ e-mail met ‘belangrijk’ in de titel voorbijkomen. Dan vraag je je af: Wat was ook alweer de status? Word er nog iets van mij verwacht? En waarom heb ik deze mail eigenlijk nog niet gearchiveerd? Door te labellen weet je gelijk een stuk meer. Denk aan labels zoals ‘vraag ligt bij collega’ of ‘nog te behandelen’. Bedenk labels die jij fijn vindt om te gebruiken.

Productiever zijn

Tip 1: zet je notificaties uit
Je kent het wel; je bent net bezig met een voorstel, krijg je een pop-up notificatie dat je een e-mail binnenkrijgt. Dit haalt je uit je concentratie, want je wilt meteen weten wat de boodschap is. Laat je niet afleiden en zet de notificatie van inkomende e-mails uit. Als je bepaalt wanneer je e-mails gaat behandelen, dan ben je in staat zelf te bepalen hoe jij de tijd indeelt. Lees hier hoe je notificaties uitzet.

Tip 2: denk eerst na over het doel van je mail
Voordat je aan de slag gaat met het opstellen van je bericht, is het handig om na te denken over of e-mail wel het juiste communicatiemiddel is. Misschien kun je beter even bellen, langslopen of een chatbericht versturen. En realiseer je, van een e-mail komt een e-mail en daarnaast is een geschreven bericht niet altijd de beste manier om je doel te bereiken.

Tip 3: werk proactief, niet reactief
Heb je er weleens over nagedacht of jij proactief of reactief met je mails omgaat? Dat heeft namelijk gevolgen voor je productiviteit. Als je reactief werkt, dan ben je afwachtend en laat je je snel beïnvloeden voor externe factoren. Werk je proactief, dan maak je je eigen keuzes en neem je de leiding over de (dag)invulling van je agenda. Dit kan betekenen dat mensen soms wat langer moeten wachten op een reactie. Maar is dat zo erg? Bepaal je prioriteiten en behaal hiermee ook je eigen doelen! Lees hier meer over het maken én behalen van je doelen.

Tip 4: bouw blokken in
Zet je planning in je agenda. Plan bijvoorbeeld twee tot drie momenten in op een dag waarbij je je e-mails bijwerkt. Door op vaste momenten je e-mail te behandelen werk je efficiënter. En doordat je je e-mail minder vaak checkt zal je minder stress ervaren! Tip: plan ook blokken in je agenda per taak, project of telefoontje. Heb je een externe afspraak op de planning staan? Bouw dan ook de reistijd in. Dit alles geeft je (visueel) een goed overzicht van hoeveel tijd je waarmee kwijt bent.

Dus, laat je niet (af)leiden door je e-mailbox, probeer je tijd efficiënt in te delen. Gebruik je mailbox in je voordeel zodat je ook toekomt aan je eigen taken en projecten. Succes!

Lees ook: Nooit meer ‘wachtwoordstress’ met deze handige tips!

Redactie
Redactie Adecco
Delen

Gerelateerde artikelen