Word baas over je mailinbox en vergroot je productiviteit

Word jij ook continu afgeleid door inkomende e-mails? Heb je het idee dat je meer in je e-mail inbox aan het werk bent dan dat je bezig bent met je eigen taken of projecten? Dan helpen deze vier mailboxtips je op weg om je productiviteit te vergroten.

Zet je notificaties uit
Je kent het wel; je bent net bezig met een voorstel, krijg je een pop-up notificatie dat je een e-mail binnenkrijgt. Dit haalt je uit je concentratie, want je wilt meteen weten wat de boodschap is. Laat je niet afleiden en zet de notificatie van inkomende e-mails uit. Als je bepaalt wanneer je e-mails gaat behandelen, dan ben je in staat zelf te bepalen hoe jij de tijd indeelt. Lees hier hoe je je notificaties uitzet.

Denk eerst na over het doel van je mail
Voordat je aan de slag gaat met het opstellen van je bericht, is het handig om na te denken over of e-mail wel het juiste communicatiemiddel is. Misschien kun je beter even bellen, langslopen of een chatbericht versturen. En realiseer je, van een e-mail komt een e-mail en daarnaast is een geschreven bericht niet altijd de beste manier om je doel te bereiken.

Werk proactief, niet reactief
Heb je er weleens over nagedacht of jij proactief of reactief met je mails omgaat? Dat heeft namelijk gevolgen voor je productiviteit. Als je reactief werkt, dan ben je afwachtend en laat je je snel beïnvloeden voor externe factoren. Werk je proactief, dan maak je je eigen keuzes en neem je de leiding over de (dag)invulling van je agenda. Dit kan betekenen dat mensen soms wat langer moeten wachten op een reactie. Maar is dat zo erg? Bepaal je prioriteiten en behaal hiermee ook je eigen doelen! (Lees hier meer over het maken én behalen van je doelen).

Bouw blokken in
Zet je planning in je agenda. Plan bijvoorbeeld twee tot drie momenten in op een dag waarbij je je e-mails bijwerkt. Door op vaste momenten je e-mail te behandelen werk je efficiënter. En doordat je je e-mail minder vaak checkt zal je minder stress ervaren! Tip: plan ook blokken in je agenda per taak, project of telefoontje. Heb je een externe afspraak op de planning staan? Bouw dan ook de reistijd in. Dit alles geeft je (visueel) een goed overzicht van hoeveel tijd je waarmee kwijt bent.

Dus, laat je niet (af)leiden door je e-mailbox, probeer je tijd efficiënt in te delen. Gebruik je mailbox in je voordeel zodat je ook toekomt aan je eigen taken en projecten. Succes!